Робота загального відділу міської ради здійснювалася у звітному періоді відповідно до Регламенту виконавчих органів Кам’янської міської ради, Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам’янської міської ради та положення про відділ.
Документообіг в апараті міської ради щодо вхідних документів становить 3024 документи, з них:
- Адміністрація Президента України, Верховна Рада України, Міністерства та їх структурні підрозділи – 6;
- рішення обласної ради (копії) – 9;
- розпорядження голови облдержадміністрації (копії) – 26;
- листи обласної ради та облдержадміністрації – 184;
- листи з інших міст – 211;
- відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації – 318;
- районні ради та державні адміністрації – 316;
- правоохоронні та контролюючі органи – 1269;
- політичні партії та громадські організації – 34;
- медіа – 0;
- установи та організації міста – 107;
- промислові підприємства – 24;
- освіта, наука, культура, охорона здоров’я – 28;
- приватні підприємства та підприємці – 35;
- підприємства торгівлі, харчової промисловості та побутового обслуговування – 0;
- виконавчі органи міської ради – 441;
- комунальні, автотранспортні підприємства та інші – 16.
- Вхідних документів надійшло 2952 з таких питань:
- фінансування – 230;
- транспорту – 10;
- будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами – 63;
- зв’язку – 1;
- житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень – 22;
- земельних – 33;
- комунального господарства – 120;
- торгівлі та побутового обслуговування – 4;
- охорони здоров’я – 30;
- освіти і науки – 17;
- роботи закладів культури та спорту – 36;
- роботи правоохоронних та контролюючих органів, судів – 1303;
- кадрових питань та працевлаштування – 49;
- економіки – 38;
- екології – 23;
- праці та соціального захисту населення – 160;
- роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді – 64;
- внутрішньої політики – 670;
- адміністративно-господарських – 37;
- клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження – 36.
Документообіг в апараті міської ради щодо вихідних документів становить 724, з них:
- Адміністрація Президента України, Верховна Рада України – 7;
- Кабінет Міністрів України, міністерства, листи до інших міст – 74;
- обласна рада, облдержадміністрація – 30;
- відділи та управління обласної ради та облдержадміністрації – 91;
- промислові підприємства – 6;
- приватні підприємства та підприємці – 60;
- районні ради та державні адміністрації – 88;
- правоохоронні та контролюючі органи – 241;
- політичні партії та громадські організації – 6;
- медіа – 0;
- відділи та управління міської ради – 67;
- інші установи міста – 54.
- Вихідних документів надіслано 724 з таких питань:
- фінансування – 110;
- транспорту – 0;
- будівництва, реконструкції, архітектурного планування та реклами – 7;
- зв’язку – 0;
- житла, продажу нерентабельного житлового фонду та оренди приміщень – 0;
- земельних – 0;
- комунального господарства – 4;
- торгівлі та побутового обслуговування – 1;
- охорони здоров’я – 8;
- освіти і науки – 16;
- роботи закладів культури та спорту – 8;
- роботи правоохоронних та контролюючих органів – 186;
- кадрових питань та працевлаштування – 37;
- економіки – 35;
- екології – 4;
- праці та соціального захисту населення – 21;
- роботи служби у справах дітей, відділу сім’ї та молоді – 52;
- внутрішньої політики – 229;
- адміністративно-господарських – 5;
- клопотання про встановлення пенсій за особливі заслуги перед Україною – 0;
- клопотання від організацій, установ та підприємств про нагородження – 1.
Електронною поштою надійшло 9755 службових документів, з них 2553 – на ім’я міського голови, телефонограм – 212, направлено за належністю 1660.
В апараті міської ради на контролі всього перебувало 3021 документ.
Відділом здійснювалися заходи, спрямовані на покращення управлінської діяльності у сфері організації діловодства та роботи з контрольованими документами, зокрема:
постійно проводився моніторинг виконання вхідних документів;
систематично здійснювалося нагадування відповідальним особам виконавчих органів міської ради щодо своєчасного виконання контрольованих документів;
доводився до відома керівників виконавчих органів міської ради стан виконання контрольованих документів.
Документообіг з питань діяльності відділу становить щодо вхідних документів – 3030, щодо вихідних – 724.
Відділом видано виконавчим органам міської ради бланки суворого обліку:
- бланк міського голови – 1;
- бланк міської ради – 66;
- бланк міської ради (для міжнародного листування) – 0;
- бланк виконавчого комітету міської ради – 60;
- бланк розпорядження – 626;
- бланк рішення виконавчого комітету міської ради – 219.
У звітному періоді організовано і забезпечено документаційне та організаційно-технічне супроводження 8 засідань виконавчого комітету міської ради, з них 3 чергових та 4 позачергових в режимі онлайн;
підготовлено та проведено 3 наради щодо попереднього розгляду питань, внесених до порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради та підготовлених виконавчими органами міської ради, з метою оптимізації розгляду питань на засіданні виконавчого комітету міської ради;
складено 7 протоколів засідань виконавчого комітету міської ради та 1 протокол прийняття рішення в режимі опитування членів виконавчого комітету міської ради, підготовлено 2 витяги із протоколів засідань виконавчого комітету міської ради;
опрацьовано на підставі резолюцій керівництва міської ради 10 запитів щодо надання копій розпорядчих актів та видано 24 копії затребуваних документів;
сформовано для подальшого зберігання та використання 8 справ рішень виконавчого комітету, 3 справи розпоряджень з основної діяльності та 3 справи розпоряджень з адміністративної діяльності;
направлено до Кам’янської районної військової адміністрації 4 листи з переліками прийнятих рішень з питань делегованих повноважень та 8 листів з копіями розпоряджень про скликання засідань;
зареєстровано рішень виконавчого комітету міської ради – 183, розпоряджень з основної діяльності – 93, розпоряджень з адміністративної діяльності – 23;
опрацьовано 18 справ з контролю за ходом виконання розпорядчих документів (рішень виконавчого комітету міської ради – 7, розпоряджень – 11), з них продовжено контроль щодо 9 розпорядчих документів (рішень виконавчого комітету міської ради – 7, розпоряджень – 2), знято з контролю 9 розпорядчих документів (рішень виконавчого комітету міської ради – 0, розпоряджень – 9) та взято на контроль 16 розпорядчих документів (рішень виконавчого комітету міської ради – 3, розпоряджень – 13);
зареєстровано 45 запитів на інформацію, з них задоволено – 37, задоволено частково – 3, розіслано за належністю, якщо орган не є розпорядником інформації – 5, відмовлено згідно з чинним законодавством – 0, які опрацьовані вчасно і звітність щодо яких своєчасно розміщувалась на офіційному вебсайті міської ради та надавалась до облдержадміністрації.
Відділом проводилась робота, спрямована на зміцнення виконавської дисципліни, забезпечення своєчасного та якісного виконання контрольованих документів, ведення діловодства, опрацювання та підготовки службових документів, дотримання вимог чинних нормативних та розпорядчих документів щодо документування управлінської діяльності, організації діловодства та тимчасового зберігання документів, сприяння скороченню документообігу тощо.
Відділом було проведено огляд стану діловодства у виконавчих органах міської ради та за результати огляду надано відповідні рекомендації.
Постійно забезпечувалось надання методичної допомоги з питань діловодства, оформлення розпорядчих документів та внесення питань на засідання виконавчого комітету міської ради.
Посадові особи відділу брали участь в онлайн-семінарах з метою набуття практичного досвіду для подальшого застосування у професійній діяльності.
Робота здійснювалася відповідно до плану роботи відділу та посадових інструкцій посадових осіб.
Відділом забезпечувались дотримання виконавчими органами міської ради культури діловодства, встановленого єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами.
Професійно й своєчасно організовувалось і здійснювалося діловодне опрацювання службових та розпорядчих документів, проведення засідань виконавчого комітету міської ради.
Постійно проводився моніторинг нормативно-правових актів, що стосуються ведення діловодства та підготовки і прийняття управлінських рішень.
Відділом забезпечувалася участь у заходах, передбачених календарним планом основних заходів, які проводить керівництво міської ради.
За інформацією відділу комунікацій КМР.
Джерело: 5692.com.ua
