До літа 2026 року Україна повністю переходить на електронні трудові книжки. З 10 червня старі паперові більше не матимуть юридичної сили — усі записи про роботу зберігатимуться лише в цифровому форматі через систему Пенсійного фонду. Звучить масштабно, але для більшості працівників це означає лише одне: настав час подбати, щоб ваші дані вже були в електронному реєстрі.
Що таке Е-трудова книжка
Електронна трудова — це, по суті, "цифрова копія" звичайної книжки, але з набагато більшими можливостями. Вона не затирається, не губиться і не боїться води чи кави, пролитої на стіл.
З її допомогою можна:
- зберігати інформацію про роботу без ризику втрат;
- бачити свій стаж у кілька кліків;
- швидше отримувати пенсію або соцвиплати;
- і, що приємно, менше стояти в чергах.
Процес оцифрування стартував ще у 2021 році. Держава дала п’ять років на перехід, тож час ще є, але відкладати не варто — потім усі побіжать одночасно.
Як подати трудову книжку на оцифрування
Оцифрувати книжку можна двома шляхами — самостійно або через роботодавця. Алгоритм простий:
- Відскануйте всі сторінки трудової книжки у кольорі (формат .jpg або .pdf, розмір — до 1 МБ кожна).
- Зайдіть у свій кабінет на порталі Пенсійного фонду.
- Виберіть розділ "Комунікації з ПФУ" → "Відомості про трудові відносини".
- Підпишіть документ електронним підписом, через BankID або "Дія.Підпис".
І все — дані потрапляють до системи. Якщо ви ФОП і маєте працівників, подати їхні книжки можна аналогічно, головне — не забути підтвердження особи.
Які документи потрібно додати
До електронної книжки додаються й інші документи, що підтверджують стаж. Це можуть бути:
- дипломи про освіту;
- військовий квиток;
- свідоцтво про народження дитини (для жінок);
- довідки чи накази із місця роботи.
Особливо це важливо для тих, хто скоро виходитиме на пенсію. Електронна система дозволяє перевірити всі періоди роботи за лічені хвилини, без пошуків старих архівів і печаток.
Як дізнатися, чи ваші дані вже внесені
Щоб перевірити, чи вже все оцифровано, достатньо зайти у свій кабінет на сайті Пенсійного фонду. Увійти можна кількома способами:
- за допомогою КЕП (електронного підпису);
- через BankID, ID.GOV.UA або "Дія.Підпис";
- або просто за логіном і паролем після реєстрації.
До речі, усі дані після 1 січня 2004 року вже є в системі автоматично, адже саме тоді почала діяти система обов’язкового пенсійного страхування. Усе, що було до цієї дати, потрібно додати вручну — через ті самі сканкопії документів.
Чи варто залишати паперову книжку
Поки що паперову трудову можна залишити — до 2026 року вона ще чинна. Потім її можна тримати "для себе" — як архів або просто на згадку. Якщо ж в електронній версії щось виявиться неточним, виправити можна у будь-який момент, повторно подавши скани з правильними даними.
До речі, нові правила спростили процедуру. Якщо ви виправляєте лише одну сторінку, немає потреби надсилати всю книжку — достатньо скану титулу та потрібного розділу.
Крок у цифрове майбутнє
Паперові книжки свого часу були символом стабільної праці — жовті сторінки, печатки, записи від руки. Тепер усе переходить у цифру. Це не просто зручно, це — безпека. Адже жоден архів не зазнає пожежі, якщо він зберігається в електронному форматі. І хоча дехто з нас ще з недовірою ставиться до нових технологій, саме вони роблять державні процеси швидшими і чеснішими.
Джерело: 5692.com.ua
